Polityka prywatności

Szablon polityki dla SaaS B2B (portal zwrotów). Przed go-live Operator powinien potwierdzić listę podprocesorów, okresy retencji i dane kontaktowe RODO z prawnikiem.

Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z Usługą Zwrot Desk przez Operatora: Tomasz Jaworski Virtual Tour, NIP 611-260-92-87, ul. Matejki 3, 58-580 Szklarska Poręba, Polska, e-mail kontakt@zwrotdesk.pl.

1. Role

• Konto sklepu (merchant) — Operator jest administratorem danych konta (e-mail logowania, dane firmy, billing).
• Klienci końcowi sklepu (e-mail zamówienia, treść zgłoszenia, zdjęcia) — administratorem jest sklep; Operator jest podmiotem przetwarzającym (patrz DPA).

2. Cele i podstawy

• Świadczenie Usługi i logowanie (umowa / art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia i faktury (obowiązek prawny / umowa).
• Bezpieczeństwo, nadużycia, logi (prawnie uzasadniony interes).
• Waitlista / marketing bezpośredni e-mail — zgoda lub uzasadniony interes, z opt-out.

3. Odbiorcy / podprocesorzy

Dane mogą być przekazywane poza EOG tylko z zabezpieczeniami zgodnymi z RODO (np. SCC). Aktualni podprocesorzy Usługi:

• OVHcloud — hosting VPS, DNS (UE)
• Postgres / object storage na VPS — baza i pliki (MinIO S3-compatible, UE)
• Resend — e-mail transakcyjny (magic link, statusy zwrotów)
• Stripe — płatności abonamentowe i dane rozliczeniowe (w tym NIP)

4. Okresy retencji

• Dane konta sklepu — przez czas umowy oraz okresy przedawnienia roszczeń / obowiązków księgowych.
• Zamknięte zgłoszenia zwrotów (`completed` / `rejected`) i powiązane media — domyślnie 24 miesiące od utworzenia, potem usunięcie jobem retencji.
• Po usunięciu konta w panelu — dane Usługi kasowane niezwłocznie (z wyjątkiem kopii w backupach do ich wygaśnięcia oraz danych wymaganych prawem, np. faktury u Stripe).

5. Prawa

Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, skarga do PUODO. Merchant może usunąć konto i dane Usługi w Ustawieniach panelu. Kontakt RODO: rodo@zwrotdesk.pl (oraz kontakt@zwrotdesk.pl). Żądania klientów końcowych sklepu kieruj najpierw do sklepu (administrator); Operator wspiera jako procesor.

6. Cookies

Używamy wyłącznie niezbędnych cookies sesji: logowanie merchant (Auth.js) oraz krótkotrwała sesja portalu klienta (`httpOnly`, podpis HMAC, w produkcji `Secure`). Nie stosujemy analityki marketingowej ani banera zgody na cookies — przy wdrożeniu narzędzi niekoniecznych (np. analytics) pojawi się osobna zgoda.